複合機でFAXをPDF化するメリットを徹底解説！ | 知らないと損！複合機の便利な機能大辞典

企業では顧客からの連絡や広告・宣伝などさまざまな内容のFAXが送られてきます。基本的に複合機が受信したFAXは必要ない内容のものでも印刷されてしまうため、用紙やインクが無駄になってしまいます。また、紙媒体のFAXを保管するには保管場所も必要だし、管理が大変です。

しかし、FAXをPDF化することでこのような問題を解決することができます。そこで今回は、複合機でFAXをPDF化するメリットを解説した後に、PDF化する方法をご紹介していきます。

企業では日々たくさんのFAXを受信しますが、その中には必要なものと不必要なものがあります。顧客との連絡などの場合には確認する必要がありますが、必要のない宣伝や広告などはいりませんよね。

このように日々送信されてくるFAXをしっかり管理するには、複合機でFAXをPDF化することが効果的で管理しやすくなります。そこでここからは、複合機でFAXをPDF化するメリットをご紹介していきます。

複合機でFAXをPDF化することで、管理が楽になります。通常、複合機で受信したFAXはすぐに印刷されるようになっており、不要な内容でも一度印刷されるというデメリットがあります。

企業によっては、広告や宣伝などのFAXが多く送られてくるので、紙やインクが消費されて困っている方もいます。しかし、FAXをPDF化することで受信時に紙で印刷されることなく、受信データを自動的に指定したフォルダに保存することができます。

自動でフォルダにデータとして保存されるので、紙媒体として保存する必要がなく、保管場所を確保する必要もありません。また、データ化していることで必要なFAXを検索することもでき、管理が簡単に行えるようになります。

複合機でFAXをPDF化することで、用紙やインクのコストを削減することができます。通常ではFAXを受信するたびに用紙に印刷されてしまいますが、これでは用紙とインクを無駄に消費することになります。

特に全く必要ない広告などのFAXであるにもかかわらず、用紙やインクを消費するのは困りますよね？この点を改善する方法としてPDF化は効果的です。

複合機でFAXをPDF化した場合には、保存先を指定して自動で保存されますが、この保存先を工夫することでFAXデータを社内・多拠点で共有することが可能です。

FAXをPDF化すると複合機のフォルダに自動的に保存されますが、設定を変更することでオンラインストレージやNASに保存することができます。オンラインストレージやNASに保存すれば、社内及び他拠点の社員とFAXを共有することが可能になり、外出先から内容を確認することができるようになります。

このように、FAXをPDF化して保存先を工夫することで、社内や多拠点でデータを共有でき、業務効率を向上させることができます。

紙で保管するよりPDF化して保存する方が企業にとってメリットが大きいことはご理解いただけたでしょうか？ではここからは、実際に複合機でFAXをPDF化する方法をご紹介していきます。会社にとってメリットがあると感じた方は実際に試してみてはいかがでしょうか。

FAXをPDF化する方法として、一度印刷したものを複合機でスキャンしてPDF化する方法があります。これは従来の方法で、一度紙媒体に印刷するので用紙やインク代はかかってしまいます。

しかし、普段からあまりFAXを受信しない企業の方で、受信したFAXをすべて印刷したのち必要なデータだけPDFで保管したい場合におすすめの方法です。

FAXをPDF化する方法として、複合機に搭載されているFAX-PDF受信機能を使用する方法があります。FAX-PDF受信機能は、受信したFAXを自動的にPDF化してフォルダに保存することができる機能です。

自動で受信したFAXをフォルダに保存してくれるので手間がかかりませんし、複合機によってはフォルダの振り分けをあらかじめ設定しておくことで自動で振り分けてくれる機能もあります。このように、FAX-PDF受信機能を活用することで、FAXをPDF化することができます。

ここまでで、複合機を使用してFAXをPDF化するメリットとその方法をご紹介しました。FAXをPDF化することで、紙媒体で保管する必要がなくなるので保管する場所が必要ありません。また、印刷しなくて済むので用紙やインクにかかるコストを削減することができます。

実際に複合機を使ってFAXをPDF化するのは難しいことではなく、FAX-PDF受信機能の搭載されている複合機を使用することで簡単に行うことができます。

FAXは紙で保管すると管理が大変なので、皆さんもPDF化して効率的に管理