複合機のICカード認証はなぜ必要？導入するメリットを解説 | 知らないと損！複合機の便利な機能大辞典

近年、複合機にはICカード認証機能がついているものが多くなりました。ICカード認証を導入すると複合機を使用するにはICカードが必要で、使用するときには毎回かざす必要があるため少し手間が増えたと感じることがあるかもしれません。

でも、ICカード認証を導入することで企業にとってはメリットが多いです。そこでここからは、複合機にICカード認証が必要な理由と、導入するメリットをご紹介します。ICカード認証の重要性を理解して複合機に導入しましょう！

複合機にはICカード認証という機能があります。ICカード認証システムを導入すると、登録されたユーザーだけが複合機を使用することができるようになります。また、ICカードをかざすだけなので簡単に利用できる点も特徴です。

では、こうした複合機のICカード認証はどうして必要なのでしょうか？そこでここからは、ICカード認証が複合機に必要な理由をご紹介していきます。

複合機にICカード認証が必要な理由として、紙の置き忘れによる情報漏洩は追跡が難しいという理由があります。情報漏洩というとサイバー攻撃をイメージする方も多いと思いますが、実は紙の置き忘れによる情報漏洩も発生しているのです。

複合機で資料を印刷した後に、印刷物を取り忘れてしまうケースが多く、その印刷物を悪意ある第三者が入手すると悪用される可能性も。

また、紙媒体での流出は厄介で、流出してもどこに出ていったのか分かりづらいです。デジタル媒体であれば、流出先を特定することができますが、紙の場合なかなかそうはいきません。そのため、紙を置き忘れたことによる情報流出を防ぐ対策としてICカード認証が必要なのです。

複合機にICカード認証を導入する必要がある理由として、印刷に制限をかけないと不要な印刷が増えてしまうからです。従来の印刷では、印刷の指示をするとそのまま印刷されました。そのため、間違って印刷を指示した場合には無駄な印刷になるわけです。

こうした無駄な印刷が繰り返されると、紙やインク代が増加してしまいます。ICカード認証を導入することで、印刷指示を出してもICカードをかざして印刷許可を出すまで印刷されないので、無駄な印刷を防ぐことができます。

複合機にICカード認証が必要な理由をご紹介しましたが、ICカード認証を導入するメリットとは何なのでしょうか？ICカード認証を取り入れるメリットは大きく分けると、セキュリティ面とコスト面が考えられます。そこでここからは、複合機にICカード認証を導入するメリットを詳しくご紹介していきます。

複合機にICカード認証を導入することで、印刷物の長期間放置を防ぎ情報漏洩を防ぐことができます。通常の複合機の場合には、印刷の指示を出したらすぐに印刷されますよね。

しかし、企業ではさまざまな業務を行っており、印刷物を取りに行く前に別の用事が入ってしまい長時間印刷物を放置してしまうことも少なくありません。

こうして長時間印刷物を放置すると、印刷物が溜まる状況が生まれて取り違えなどのトラブルが発生する可能性があります。また、最悪のケースでは、第三者が印刷物を盗んで情報が流出する危険性も。

一方で、ICカード認証を導入すれば印刷指示を出してもICカードをかざすまで印刷が開始されないので、印刷物が長時間放置される事態を防ぐことができます。情報流出のリスクを軽減するという意味でICカード認証を導入するメリットは大きいです。

複合機にICカード認証を導入するメリットとして、内部データへのアクセスを制限できる点があります。複合機の機種によっては、内部のサーバーにデータを保管することができ、そのデータを利用して印刷などができる場合もあるようです。

しかし、この場合にデータへのアクセスを制限していないと悪意のある第三者がデータにアクセスし、不正利用やデータの改ざんなど行う危険性も。企業としてはしっかりとセキュリティ対策をする必要があります。

ICカード認証を導入することで、ICカードを持っていない人は複合機を利用できないので必然的に内部データへもアクセスできません。また、一人ひとりに利用できる機能を制限することもできるので、内部データを利用できる人をあらかじめ指定しておくこともできます。

複合機にICカード認証を導入することで、利用を制限して効果的にコストを削減することができます。複合機を使った印刷コストの削減を目指すときに、印刷をあまりしないようにと呼びかける場合がありますが、呼びかけるだけではあまり効果はありません。

ICカード認証を導入することで、カードごとに利用できる機能を制限することができるので、カラーコピーを不可にするなどして効果的に運用コストを削減することができます。

ここまでで、複合機にICカード認証が必要な理由と導入するメリットをご紹介してきました。企業にとってはセキュリティ面とコスト面で改善が見込めるので、導入するメリットが大きいです。特にセキュリティ面でいうと近年セキュリティに関するガイドラインが厳しくなるなど、セキュリティ対策の強化が求められています。

複合機に関しても同様で、ICカード認証を導入することで情報漏洩リスクを削減しないといけません。皆さんも複合機を導入するときにはICカード認証を検討してみてください。