複合機には印刷やコピーといった基本機能以外にアプリ機能があります。近年では、作業効率や複合機の運用コストを見直すことができるアプリ機能まで登場しており、企業側の選択肢が増えています。
そこで今回は、複合機のアプリ機能を3つご紹介しつつ、導入するメリットについて解説していきます。複合機のアプリ機能を利用するには費用がかかりますが、それでもメリットがあるのかしっかりと確認していきましょう。
1、複合機のアプリ機能を3つ紹介！
近年、複合機はただ印刷やコピーをするものではなく、より便利で使いやすいものへと変化。複合機にはアプリ機能が搭載されるようになっており、普段の仕事をサポートしてくれるアプリ機能やコスト削減を手助けするアプリ機能などがあるのです。
複合機といってもその性能によって作業効率に影響を与えることもあります。複合機にどういったアプリ機能があるかは注目すべきポイントです。そこでここでは、リコーとキヤノンが提供している複合機のアプリ機能を3つご紹介していきます。
1-1、文章の塗りつぶしができる！【RICOH カンタンマスキングアプリ】
リコーが提供している複合機のアプリ機能に「RICOHカンタンマスキングアプリ」があります。このアプリでは、文書の黒塗りや白塗りといったマスキング作業を行った後で印刷することができます。
近年、企業では個人情報や情報漏洩に関するガイドラインが強化されており、文書の機密情報や個人情報が閲覧できないように塗りつぶす作業が必要となっています。
従来であれば、あらかじめテープなどを貼ったビニールケースに書類を入れてコピーしたり、場合によっては一から手作業で黒塗りしたりしてから印刷していました。しかし、このアプリを使用すればマスキングする場所を記憶させて作業を自動化。同じ印刷物であれば複数枚のマスキングが簡単にできます。
マスキングの自動化によって、作業にかかる時間を削減することができますし、作業ミスも軽減することが可能です。
1-2、名刺情報をデータ化！【RICOH カンタン名刺男子化アプリfor連絡とれるくん】
リコーが提供している複合機のアプリ機能「RICOH カンタン名刺男子化アプリfor連絡とれるくん」を利用すれば、簡単に名刺をデータ化して共有することができます。
従来であれば、名刺は個別に保管したりわざわざ一枚ずつ撮影してデータを管理したりするケースも多く、管理に手間がかかっていました。また、このデータは共有しづらく、せっかく情報を集めても活用できないという場合も少なくありません。
しかし、このアプリを使用すれば、名刺を複数枚同時にスキャンするだけで名刺をデータベース化。保管しているデータは、同じ部署内だけではなく社内全体で共有することが可能になります。
また、今までは名刺を探し出してから連絡する必要があったため、連絡を取るまでに時間がかかっていました。しかし、データベース化することでパソコンやスマホでも利用できるようになり電話のかけ間違いなどのミスも減少し素早く連絡が取れるようになります。
名刺管理は営業のチャンスにもかかわるので重要です。しっかりと名刺情報を管理し有効活用することが求められます。
1-3、稼働状況を分析！【キヤノン imageWARE Accounting Manager】
複合機のアプリ機能には、稼働状況を分析して複合機の稼働の効率化と運用コストの見直しを手助けしてくれるものがあります。
キヤノンが提供している「imageWARE Accounting Manager」では、どの複合機がどれくらい使用されているのか？無駄な出力はされていないのかなどを分析して利用環境の改善に活かすことが可能です。
複合機は印刷要求が集中すると稼働効率が下がることがありますが、一方、印刷状況が把握できるので紙やインクのコストを削減するための目標を設定することもできます。
このアプリで複合機の稼働状況を分析することで、複合機の効率アップと運用コストの見直しを行う材料が手に入ります。
2、複合機のアプリ機能を利用するメリット
複合機のアプリ機能は年々充実していますが、アプリ機能を利用するメリットとは何なのでしょうか？企業では、さまざまな業務を行っていますが、こうした作業を効率化できるのであれば導入したいと思いますよね。ここでは、複合機のアプリ機能を利用するメリットをご紹介していきます。
2-1、データの加工や保管業務の効率化
複合機のアプリ機能を導入することで、データの加工やデータの管理業務を効率化することができます。先ほどご紹介したように複合機のアプリ機能では、文書に自動でマーキングしたり名刺のデータを簡単に管理・共有したりと作業にかかる時間を削減できる点がメリットです。
企業では、日々さまざまな業務を行っており、データの管理や保管といった業務にばかり時間をかけられません。また、毎日のように複合機は使用するのでちょっとした時間の削減が大きな効率の差を生みます。そのため、本気で仕事の効率化を考えるのであれば、アプリ機能を有効活用すべきです。
2-2、複合機の稼働にかかる無駄なコスト削減
複合機のアプリ機能を使用することで、複合機を稼働する無駄なコストを削減することにつながります。実は複合機を使用するときには、無駄な印刷が存在するのです。
本来は印刷する必要のないFAXなどが設定によってすべて印刷されているといったケースがあります。アプリ機能を使用することで、こうした無駄を発見して改善に向けて取り組むきっかけにすることが可能です。
3、まとめ
ここまでで、複合機のアプリ機能を3つご紹介しつつ、導入するメリットを解説しました。今回ご紹介した機能以外にも導入すると便利な機能はたくさんあります。
こうしたアプリ機能を導入するには、費用がかかるためすべてのアプリ機能を利用することはできません。自分に必要な機能を探して導入することが大切です。
複合機のアプリ機能を導入することで、仕事の効率化や複合機のコスト削減につなげることができます。皆さんも一度検討してみてはいかがでしょうか。
