複合機の情報共有機能を使用して効率的にデータを共有しよう！

複合機でスキャンしたデータなどをわざわざメールなどに添付して共有している人はいませんか？実は複合機には情報共有を簡単に行うことができる機能が搭載されているのです！

複合機でスキャンするだけで社内外の人とデータが共有できるなんて便利ですよね。そこで、ここでは複合機の情報共有機能をご紹介しつつ、情報共有機能を使用するときの注意点を解説していきます。

何事もメリットだけではありません。複合機の情報共有機能を使用するときの注意点を知ることで、より安全に複合機を使用できますよ！

• 1、複合機に搭載されている情報共有機能
• 2、複合機の情報共有機能を使用するときの注意点
• 3、まとめ

1、複合機に搭載されている情報共有機能

最近の複合機には便利な機能がたくさん搭載されており、情報共有機能もその一つです。ひと昔前まではデータを共有するというと複合機でコピーした紙媒体を社内で配るといった方法が取られていました。しかし、IT技術が発達した今では簡単に情報共有できる機能が複合機に搭載されています。

では、どういった機能があるのでしょうか？ここからは、複合機に搭載されている情報共有機能を詳しく見ていきます。

1-1、クラウドと連携！社内でスキャンしたデータを共有

複合機にはクラウドと連携することで、社内でスキャンしたデータを共有できる機能があります。今までもクラウドにスキャンしたデータを保管することはできましたが、一度USBなどの記憶媒体に保存したうえでクラウド上に保存し直す手間がかかっていました。

しかし、最近では複合機とクラウドを連携させておいてインターネット回線につないでおくことで、スキャンしたデータを直接クラウドに保存して情報共有することが可能です。

一度クラウドに保存されたデータは、スマホやタブレット、パソコンなどの端末からアクセス可能で、インターネット環境があれば外出先からでも閲覧可能となります。

また、故障などで複合機本体が故障した場合でも、クラウドに保存しておけばデータは閲覧が可能となるため緊急時のデータのバックアップとしても効果が期待できます。

1-2、スキャンしたデータを社内の共有フォルダに保存

複合機には、スキャンしたデータを社内の共有フォルダに送信して保存・情報共有できる機能があります。スキャンされたデータは直接社内の共有フォルダに送信される設定にできるので、閲覧権限のある社員であれば原則誰でも閲覧可能となります。

今までは、社内でデータを共有するにもわざわざデータをメールなどで送信していたかもしれませんが、これならばスキャンするだけで共有が完了します。社内で複数部署にわたって資料を共有しないといけないときなどに非常に便利です。

1-3、外出先からでも受信ファクスが閲覧できる機能

複合機には受信したファクスをメール送信で共有する機能が搭載されています。通常、受信したファクスというのは複合機内のHDDに保存されるか、指定したフォルダに送信されることが多いです。しかし、クラウドに保存される場合を除いてこの方法では外出先からファクスを確認することはできません。

受信したファクスを確認・情報共有できないことによって、業務に支障をきたす可能性もあります。複合機の機能を利用すれば、ファクスを受信した時点でデータがメール送信され、リアルタイムでの情報共有が可能となるのです。外出先からでもファクスに対応できるというのは便利な機能といえます。

2、複合機の情報共有機能を使用するときの注意点

複合機の情報共有機能は非常に便利な反面、注意すべき点もあります。複合機はインターネット環境で使用されるので、どうしてもセキュリティ問題は発生します。

それに情報共有ができるということは、外部に情報が流出する経路が増えるということでもあるのです。ここでは、複合機の情報共有機能を使用するときの注意点について解説していきます。

2-1、共有フォルダへのアクセス制限をかけておく

複合機の情報共有機能を使用するときに注意しなければいけないのが、閲覧権限です。誰でも閲覧できる状態にしておくのはセキュリティ上の危険が高く、情報漏洩やデータの改ざんなどのリスクが高まります。そのため、データを保存する共有フォルダにはアクセス制限をかけておきましょう。

アクセス制限をかけておくことで、悪意ある第三者がデータを閲覧することができなくなります。また、必要な人だけが閲覧できる環境を作っておくことで、人的ミスなどによる情報漏洩を極力減らすことも可能です。

共有フォルダで情報共有を行うときにはアクセス権限をかけておき、誰でもデータを閲覧できない状況にしておくことが必要になります。

2-2、セキュリティ対策が充実している複合機を選ぶ

複合機の情報共有機能を使用するなら、セキュリティ対策が充実している複合機を選択してください。最近の複合機にはだいたいセキュリティ対策機能がついていますが、機種によって搭載されている機能に差があります。

セキュリティ対策機能といっても多種多様です。複合機から外部にデータを送信するときにデータを暗号化する機能や複合機内HDDに保存されているデータの暗号化機能、HDDのデータを上書き消去する機能などさまざまなセキュリティ対策が施されています。

こうした機能は、外部からのサイバー攻撃などに対抗するためのもので、企業にとっては必要な対策です。複合機を導入する場合には、なるべくセキュリティ対策が充実しているものを選ぶことをおすすめします。

3、まとめ

ここまでで、複合機の情報共有機能についてその内容と導入するときの注意点をご紹介しました。情報共有機能を使用することで、簡単に社内で情報共有できるし、リアルタイムでデータが閲覧できるので業務効率のアップが期待できます。

一方で対策も必要で、アクセスできる人を限定することやセキュリティ対策をしっかり行うなど企業側としてもデータを保護する責任を理解しておくことが大切です。複合機を導入するときには、情報共有機能はもちろん、セキュリティ面もチェックするようにしてみてください。