最近では複合機向けの機能が多く登場していますが、シャープでも便利な機能が提供されています。シャープの機能は、複合機を利用するコスト削減や情報共有をサポートしてくれるものがあり、導入するメリットは大きいです。
そこで今回は、シャープの複合機向け最新機能を解説しつつ、実際に導入した企業の事例をご紹介していきます。複合機の機能を有効活用できれば、社内の業務を効率化することにもつながるので、ぜひ検討してみてください。
1、シャープの複合機向け最新機能
働き方改革が求められる中で企業としては、複合機を使った業務にかける時間をなるべく削減して本来の仕事に集中したいことでしょう。最近の複合機には、印刷やコピーといった基本的な機能以外に企業の業務効率化を手助けするような機能が登場しています。
ちなみに、シャープが提供している複合機向け最新機能にも、企業が導入するメリットの大きいものがあるのでおすすめです。ここからは、シャープの複合機向け最新機能をご紹介していきます。
1-1、紙文書を簡単に電子化＆共有【SharpFiling】
シャープが提供している複合機向け最新機能に「SharpFiling」があります。この機能の大きな特徴は、社内にある文書を電子データとして管理しペーパーレス化を実現することで、さまざまな場面でデータを活用できるようにするという点です。
この機能では、複合機でスキャンした紙文書やパソコン内のファイルデータを統合して管理することができます。そのため、複合機で保存しているデータを印刷したり、メールでの送信も共有することが可能です。
このデータに関しては、インターネットに接続しているパソコンから閲覧できるので、日々の業務で活用しやすくなります。
社内には数多くの文書が存在しています。こうした文書を電子化することで単純に管理するスペースが削減できますし、そのデータを使用したいときに検索・共有しやすいというメリットがあります。特に多くの資料から必要なもののみを探すのは大変です。
SharpFilingであれば、検索キーワードで必要な書類を探すことができるので、資料を探す時間を短縮できるのです。
1-2、複合機を効率よく利用【Sharp Print System】
シャープの提供する複合機向け最新機能に「Sharp Print System」があります。この機能は、社内に複数台ある複合機を有効活用して効率的に業務を行うことができるシステムです。
企業で複合機を使うケースは多いので、最寄りの複合機が使用中であることも多々あります。その場合、その複合機が空くまで待っているのは効率が悪いです。しかし、この機能を利用すると空いている別の複合機を使用して作業を行うことができます。
急に印刷が必要になった場合でも近くの複合機が利用できますし、本社でSharp Print Systemに送信したデータを支店で出力することも可能です。データを共有する役割もあるので、企業にとって導入するメリットが大きいといえます。
1-3、複合機の使用状況を分析【SharpAccountant Professional】
シャープの提供する複合機向け最新機能に「SharpAccountant Professional」があります。この機能は、社内の複合機の使用状況をデータとして収集して分析することができるものです。
複合機は日々の業務で使用することもあり、正確な使用状況を知ることが難しいです。自社で使用状況を分析しようと思うと手間と人手が必要です。しかし、この機能を使用すれば、収集したいデータと収集期間、収集する対象の複合機を指定することで自動分析してくれます。
企業としては、この収集したデータをもとに効率的に複合機を稼働させてコスト削減するための対策を練ることが可能です。
2、シャープの最新機能の導入事例
シャープの複合機向け最新機能は企業にとって魅力的なものが多いですが、実際にどういった使われ方をしているのでしょうか？いくら機能が優れていても使い方がふさわしくなければ良い結果を出すことは難しいです。
また、企業にとっても機能を増やすということはそれだけ費用がかかるということなので、事前に導入事例を知っておくと良いでしょう。ここでは、シャープの最新機能を導入した事例をご紹介していきます。
2-1、事例①書類を電子化して整理が簡単に！
導入事例として社内の書類を電子化して整理が簡単になったという事例があります。この企業では、契約書関係の書類が増え続けていることを問題視しており、必要なときに必要な資料を簡単に取り出せる環境を望んでいました。
そこでシャープのSharpFilingを導入したところ、簡単に書類を電子化することができて、書類を分類して管理することができるようになったとのことです。この事例から電子化することで、お目当ての資料を探しやすくなるので、非常にメリットが大きいことが分かります。
2-2、事例②使用状況を可視化して効率的な運用を実現！
導入事例として、複合機の使用状況を可視化することで効率的な運用を実現したという事例があります。この企業では、かなり多くの複合機を扱っているのでコストが増えてしまっており、かつ数が多すぎて使用状況を把握しきれていない状況でした。
しかし、SharpAccountant Professionalを導入することで複合機の使用状況を分析。不要な複合機を集約することでコスト削減と運用効率をアップさせることに成功しました。分析データが目で見えるので、どこの部分を改善すればいいのか分かりやすいというのはメリットです。
3、まとめ
ここまでで、シャープの複合機向け最新機能と導入事例をご紹介しました。シャープの最新機能には、情報共有やコスト削減をサポートしてくれる機能が充実しており、導入することで企業の課題解決に役立てることができます。
最近の複合機には、企業が導入するとメリットの大きい機能がたくさんあります。企業側としては、導入にコストがかかりますが、自社に必要な機能は何なのか？を考えたうえで導入を検討する価値はあるのではないでしょうか？
