複合機を活用して名刺管理を効率化しよう！ | 知らないと損！複合機の便利な機能大辞典

ビジネスでは初対面の方と名刺交換をすることがよくありますよね。交換した名刺はしっかりと管理する必要がありますが、大量の名刺の管理に困っている方もいるのではないでしょうか。

名刺管理をしっかりと行う方法として、複合機を使用したものがあります。複合機のスキャン機能を活用することで大量の名刺を簡単に安く管理することができ、かつ工夫次第では共有することが可能です。

そこで今回は、複合機を活用して名刺管理を行う方法とそのメリットをご紹介していきます。複合機を利用することでいかに作業効率が向上できるのかも注目してみてください。

企業ではビジネスを行うにあたって名刺をもらう機会が多くあり、集まった大量の名刺の管理方法は課題です。名刺をそのまま現物で保管しておくという方法もありますが、必要な時に「名刺が見当たらない！」という経験はありませんか？

そんな方に役に立つ複合機の機能があります。それは複合機にあるスキャン機能を利用して名刺管理を行うという方法です。そこでここからは、複合機を活用した名刺管理の方法をご紹介していきます。

複合機で名刺管理を行うには、複合機のスキャン機能を利用します。現在の複合機には多くの場合スキャン機能が搭載されており、名刺をスキャンすることで名刺に印字されている文字・数字・記号などをデータ抽出して複合機内のデータベースに保存されます。

複合機によっては、スキャンするときに原稿台に複数枚の名刺を並べて同時にデータ化できるものがあります。複数枚の名刺を一度でデータ化することができるので、作業を効率化することが可能です。

複合機のスキャン機能を利用すると名刺をデータ化することができますが、通常はこのデータは複合機内のデータベースに保存されます。このままではデータを活用することができないので、取得したデータの保存先をオンラインストレージやNASに保存するなど工夫することでデータの共有が可能です。

オンラインストレージにデータを保存すれば、社内だけではなく別拠点の社員ともデータを共有することができます。また、NASを利用した場合は、社内でデータを共有して営業活動に活かすことが可能です。

ちなみに、オンラインストレージやNASを利用するときには閲覧できる方を限定したい場合もあるでしょう。そんなときには、データを閲覧できる方を指定できる機能を利用すると良いでしょう。

ここまでで、複合機で名刺管理を行う方法をご紹介してきましたが、複合機を使って名刺を管理するメリットも多くあります。複合機によっては複数枚の名刺を一度に保存することが可能で、コスト面や作業効率の面で便利です。

企業の多くは名刺管理に時間やコストをできるだけかけたくないというのが本音です。そこでここからは、複合機で名刺管理を行うメリットを3つご紹介していきます。

複合機で名刺管理を行うメリットとして、簡単に少ない費用で名刺をデータ化できる点があります。従来、名刺を管理しようと思うとそのままケースなどに入れて保管するかデータにして保管する必要がありました。

しかし、そのまま保存すると必要な時に探しにくくなってしまいますし、データ化するといっても手入力でデータ化するとミスや時間がかかっていました。

しかし、複合機のスキャン機能を利用して名刺をデータ化することで、より簡単に作業を行うことができます。スキャンするだけでデータ化されるので、大量の名刺でも今までより作業時間を短縮可能です。

中には有料の名刺アプリなどを利用してデータ化して管理している企業もありますが、名刺アプリを契約するコストが必要です。そのため、コストを抑えて名刺を管理したい方には複合機を利用した名刺管理をおすすめします。

複合機で名刺を管理することで、名刺の管理・検索が簡単にできるようになります。スキャンした名刺のデータはデータベースで保存されますが、取り込まれた名刺情報は管理・検索することが可能です。

名刺を管理していても、必要な時に必要な名刺を探すのに時間がかかっていては効果がありません。しかし、複合機を利用すれば必要な名刺を検索して探すことができます。また、複合機によっては外出先からでも名刺のデータを閲覧できる機能があるため、営業を行う企業の方にもおすすめです。

複合機を利用して名刺管理を行うことで、名刺を共有して仕事に活かすことができます。名刺データの保存先をオンラインストレージやNASにするなど工夫を行うことで、社内もしくは他拠点とデータを共有することが可能です。

名刺データは、ビジネスを行う上では重要で新しい顧客の新規開拓や仕事の連絡で使用します。複数人で共有することで効率よく仕事を行うことができるようになります。

ここまでで、複合機を使用した名刺管理の方法とそのメリットをご紹介しました。複合機のスキャン機能を利用することで大量の名刺でも簡単にデータ化することができ、オンラインストレージやNASなどデータを保存できるサービスを併用することでデータの共有も可能となります。

こうした方法で名刺をデータ化して管理することで、必要なときに必要な名刺を閲覧することができ、営業活動や業務の効率を向上させる効果が期待できます。名刺の管理に困っている方は、複合機を利用して名刺を管理してみてはいかがでしょうか。